Cloud "von der Stange"

Microsofts Business Services

16.Mai 2018, Bert Janfeld
Arbeitswelten

Trends und Dos

  • Mobil und von überall arbeiten
  • Co-Working und Co-Creation einsetzen
  • Multimedial und multimodal kommunizieren
  • Mehr Projekte und projektorientierte Arbeitsweisen
  • Agile Methoden finden weitere Verbreitung
  • Social Media nutzen
  • Talente nutzen und fördern
  • "Share and Win" Kultur fördern

Neue Standard-Welt

Microsoft's Business Sicht

Microsoft bewirbt "Office 365" mit "interessant für jede Firma". Hinter der Aussage steckt mehr als die Tatsache, dass das "Office - Paket" - im Kern mit den Desktop-Anwendungen Word, Excel und Powerpoint - unangefochtener Marktführer für Office Anwendungen auf dem PC ist. Fast jede Firma setzt dieses Bundle für ihre Office IT Arbeitsplätze ein. Tatsächlich kombiniert Microsoft mit Office 365 geschickt die Desktop-Arbeit mit Cloud-Diensten, die technologiebedingt ihre unschlagbaren Vorteile haben, z.B. bei Mobil Computing, Team-Arbeit, in Flexibilität und Skallierbarkeit. Microsoft transferiert so Desktop-Computing nicht nur in die aktuelle Zeit. Mit dem "Microsoft Graph" steht hinter alle dem ein gemeinsames Datenmodell. Dynamics365 bildet als Services der Unternehmenssoftware die Brücke zu Unternehmensanwendungen, die mit Azure ihre Plattform finden.

Lizenzvarianten

Ob Word, Excel, Powerpoint und Co. als Desktop Anwendungen oder im Browser - und welche Programme sonst alle im Paket enthalten sind - das ist nur eine Frage der Lizenz. Die Entscheidung fällt häufig auf die gewohnte Desktop-Variante. Die Installation der Desktop-Programme gelingt nun leicht. Ohne technische Details beantworten zu müssen kann der Anwender sie selbst installieren. Die nötige Installationsdatei bezieht der Anwender direkt über seine Microsoft Portal Home-Seite. Er kann sie selbst ausführen, Administrations-Rechte sind nicht nötig. Die Microsoft Portal Home-Seite gibt auch den Überblick über das gesamte persönliche Office 365, Einstellungen und Profil - und bildet einen verlässlichen Einstiegspunkt zu den anderen Anwendungen. Dies gilt vornehmlich auch für die Web-Anwendungen. Nicht nur auf den ersten Blick: Microsoft packt viel dazu und zielt dabei insbesondere auf online, mobil und Teamarbeit.

Bestandsschutz

Outlook

Microsoft Outlook wird viel als Commando-Zentrale genutzt: für die Email-Kommunikation und als Organizer - mit Einladungsmöglichkeit zu Terminen usw.. Kommunikation läuft aber nicht mehr nur über Email. Hier kommen andere Tools und Apps zum Einsatz. Viel läuft dennoch über Outlook. Per PlugIn klinken sich CRM, ERP und andere Business-Tools ein. Auch kein Insider-Geheimnis: Per App und Programm werden mittlerweile viele Devices und Betriebssysteme bedient.

Mailbox online

Microsoft's Exchange online

Mit Office 365 bietet Microsoft Exchange, d. h. ihren Email-Server, als reinrassigen Cloud-Dienst an. Das Feature heißt "exchange online" und findet sich in vielen Lizenzen bereits on board - oder lässt sich zubuchen. In immer weniger Fällen macht der Betrieb eines eigenen Exchange Servers (d. h. "on premise") für ein Unternehmen Sinn. Der reale Kosten- und Zeit-Aufwand für Sicherung, Spam-Filterung, Updates und andere Wartung neben Anschaffungskosten für Hardware- und Software macht den Selfservice nicht rentabel. Die Anwendung, d. h. die Anforderungen sind aber schnell beschrieben und überall einheitlich. Das ist ein klassischer Einsatzzweck für einen Standard-Dienst - effektiv in der Cloud. Microsoft bietet natürlich eine Migration der Email-Domäne, d. h. der Email-Adressen zu ihren Servern an. Das ist kein so einfacher und sicher nicht alltäglicher Vorgang, jedoch sorgfältig vorbereitet, hilfreich geleitet und gut dokumentiert.

Workgroups, Dokumentenmanagement und Intranet

SharePoint

"SharePoint" ist als "SharePoint online" bereits in sehr vielen Office 365 Lizenzen bereits enthalten. Einen eigener SharePoint Server zu betreiben bereitet ziemlichen Aufwand. Das Produkt brauchte auch viel Zeit zu reifen - um die Ansprüche für das sehr breites Anwendungsspektrum in allen Funktionen noch auf hohem Niveau zu bedienen. Doch die Anwendung steht heute als die flexible Workgroup-Lösung da, inklusive Dokumentenmanagement- und Intranet-Funkionalität, und sie wird stetig weiterentwickelt. Der Service aus der Cloud macht den Aufwandsvorteil gegenüber den Eigenbetrieb des SharePoint Servers bzw. der Server Farm voll geltend. Es gibt allerdings eine Einschränkung bei der in der längeren Vergangenheit sehr beliebten eigenen programmieten Lösungen / Solutions. Kurz gesagt: Sie laufen nicht auf SharePoint online. Es gibt Mischmodelle, sie weiter zu betreiben. Mit geeigneten Möglichkeiten auch ohne eigenen SharePoint Server. Da sich der Anwendungsbereich von SharePoint aber schärft und spezialisiert solle bedacht werden, ob eine Migration nicht auch anders laufen kann, sprich: Microsoft hat sein Produktportfolio so angelegt, dass komplizierte Anwendungbsbereiche durch andere ausgereifte Services abgedeckt werden können. SharePoint online deckt im Kern besser den Bereich der flexiblen (dynamischen, agilen usw.) Team-Arbeit ab. Andere, ständig wiederkehrende Prozesse finden sich besser in einem ERP-System wieder.

Funktionale Kommunikation und Business-Apps

Teams, Planner, Powerapps, Flow...

"Microsoft Teams" macht aktuell die Runde. Ein Messanger für die schlanke Geschäftskommunikation mit der Möglichkeit, Dateien auszutauschen und weitere Apps, auch von externen Drittanbietern, einzubinden. Der Messanger kommt aber von Microsoft - d. h. dahinter steht auch Microsofts Vision, Daten und Informationen im gemeinsamen Datenpool "Microsoft Graph" zusammen zu halten. Apps und Programme greifen mit ihrer spezifischen Funktionalität darauf zu. Es gibt eine wachsende Anzahl von Apps, etwa für Planungsaufgaben, die Daten verarbeiten, die Aktionen auslösen, aber auch App-Baukästen, mit denen individuelle Informationsoberflächen z.B. für Smartphones ohne Programmierung gebaut werden können. Über die gemeinsame Datenbasis "Microsoft Graph" interagieren die Apps ohne individuelle Schnittstellen besitzen zu müssen.

Unternehmensanwendungen Outsoucing

Dynamics 365

Unter "Microsoft Dynamics" formiert Microsoft ihre Unternehmensanwendungen, "Microsoft Dynamics 365" kennzeichnet aber mehr als die Online / Cloud - Version von Microsoft NAV bzw. Microsoft AX und Microsoft CRM. Microsoft vereinheitlicht gleichzeitig die Sparten CRM und ERP unter einem einheitlich erscheinenden Service-Portfolio und unterscheidet eher ein Bundle, dass sich aufgrund echt verschiedener Anforderungen primär für Konzerne oder primäre für KMUs eignet. Mit den Bausteinen dieses Service-Baukastens sollen die Abläufe und Prozesse jedes Unternehmens abbildbar sein. Es hängt vom jeweiligen Unternehmen ab, wieviel schon aus dem Standard geschöpft werden kann und welche Funktionalitäten individuell angepasst werden müssen. Das "Customizing" unterstützen gern die vielen Microsoft-Partner, die bereits mit den Vorgängern "on premis" Erfahrungen gesammelt haben und z.T. spezielle Branchen-Kenntnisse erworben haben. Wenngleich die Plattform andere technische Möglichkeiten zugrunde legt, zumindest lässt sich dieses unverzichtbare Fachwissen in online-Welt übernehmen.

Von Infrastruktur bis Plattform

Azure

Nicht alles ist mit dem Standard möglich. Es gibt zahlreiche erprobte Software und Branchenlösungen, die auf firmeneigenen Servern läuft. Dank Datenanbindung kann die Infrastruktur (Server, aber auch Netzwerk und Virtuelle Desktops) irgendwo stehen. Diese Infrastruktur dann zu bündeln und effizient zu betrieben, das Konzept muss theoretisch und auch praktisch im Vorteil sein. Azure ist die Cloud von Microsoft - Infrastructure, Software und Platform as a Service. Das Angebot erstreckt sich vom Virtuellen Server unterschiedlicher Ausstattung über Netzwerk und Datenspeicher bis zum künstliche Intelligenz Service. Die Cloud wird in Rechenzentren auf der ganzen Welt gehostet. Es lässt sich auswählen, in welcher Zone der gewählte Dienst liegt. Auch explizit in Deutschland (German Cloud, gegen Aufpreis, unter der sogenannten "Treuhand" der Deutschen Telekom). Die Leistungen werden vom Dienstleister oder im Selfservice zusammengestellt und konfiguriert. Sie folgen der Cloud-Strategie und werden monatlich nach Aufwand berechnet.

Fazit und Bewertung

  • Die Cloud hat sich zur primären Zielplattform der Entwicklung von Anwendungen und Unternehmenslösungen entwickelt.
  • Microsoft steht für "Standard-Software". Das Cloud Produkt-Portfolio aktualisiert die Strategie zum Standard-Cloud-Service
  • Standard-Lösungen folgen einer Logik dem Pareto-Prinzip ähnlich: Es sind viele immer wiederkehrende Anfoderungen, die sich dann schon mit immer den gleichen Lösungsansätzen erreichen lassen. Das bevorteilt die Cloud-Dienste, die dann als erste und leicht umgesetzt werden können.
  • Microsoft Office ist ein Standard - den Microsoft auf aktuellen IT Trends hin weiterentwickelt.
  • Mit der Dynamics Linie fokussiert Microsoft auf eine Standardbasis von Anwendungssoftware für Unternehmen.
  • Anforderungen, die die Standard-Lösung nicht abdeckt oder die andere Lösungen leichter abdecken, dafür bietet Microsoft eine Hosting-Möglichkeit und Cloud-Services in Azure.
  • Wie sich Dienste zusammenbinden lassen, das ist letztlich eine Frage der Schnittstellen und der Transparenz. Azure bietet hostingseitig die "alles aus einer Hand" - Lösung. Es muss aber nicht Microsoft sein, es muss auch nicht Azure sein.
  • Ein Unternehmen kann bzw. sollte leicht anhand einer Bewertung zu Kosten, Vertrauenseinschätzung über Risiko-Bewertung, tatsächliche Anforderungen und zukünftige höherwertiger Aufgaben aktuell gebundener Mitarbeiter zu einer Bewertung kommen, welche Dienste wann und wie lange unter welchen Umständen in die Cloud transferiert werden können.

Cloud - Chancen, Risiken, Realitäten

  • Nur das zahlen, das auch genutzt wird, hört sich gut an. Ist es auch, wenn es günstiger wird. Die Effekte schlagen sich direkt in der Kostenrechnung des Unternehmens nieder und lassen sich leicht belegen. So manche Leistung wird aber erst durch die Cloud möglich. Das wiegt häufig mehr. Genau so wie die Aspekte Flexibilität und Skalierbarkeit. Kostentechnisch erfasst das ein Unternehmen aber nur im strategischen Controlling - es leitet also kein traditioneller Automatismus den Weg in die Cloud ein.
  • Investitionen in die Infrastruktur binden Kapital. Mieten ist eine Alternative und die Maxime der Cloud. Es ist aber nicht Cloud-Exclusiv - Miete und Leasing lässt sich genau so gut für Nicht-Cloud Infrastruktur realsieren. Sie kann auch in einem Rechenzentrum gehostet werden.
  • Wenn etwas mehr Cloud als nur für den einen oder anderen Gelegenheitsdienst bedeutet das für Unternehmen scheinbar eine ganz oder gar nicht Entscheidung. Outsourcing in die Cloud ohne den Inhaus- Serverbetrieb komplett los zu werden scheint grundsätzlich erst einmal doppelter Aufwand.
  • Wie sich Dienste miteinander Verbinden lassen ist und bleibt eine Frage ihrer Schnittstellen-Unterstützung. Geschlossene Systeme in der Cloud verschärfen das Risiko des Kontrollverlusts über die eigenen Dienste. Wo Daten liegen und mit welchen Rechten zugegriffen werden kann ist das primäre Entscheidungs-Kriterium.
  • Burggraben-Strategien sind bei vielen und gerade auch etablierteren Anbietern leider nicht wenig verbreitet, die Finanzierungen des Dienstes durch Auswertung der nun zu Verfügung stehende Daten oft sogar das eigentliche Geschäftsmodell. Dem läuft ein frischer Cloud-Trend entgegen, in dem spezialisierte Service über transparente Schnittstellen eine Funktionalität anbieten, die dann leicht in andere Lösungen eingehängt werden kann.
  • Bis auf die Leitungsqualität der Anbindung sind es weniger technische Gründe, die gegen das Auslagern eines Dienstes in die Cloud sprechen.
  • In der Cloud hat die Verfügbarkeit des Services eine etwas andere Qualität: Die Dienste sind im Schnitt deutlich zuverlässiger. Die Handlungsoptionen - bis zu Maßnahmen gegen Totalverlust - liegen aber in anderer Hände.